sitra.my.id

NB: Blog ini berisi opini pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi tempat saya bekerja.

  • Beranda
  • Kalkulator Jadwal Tender

Foto oleh Olivia Bollen di Unsplash

Dua belas tahun yang lalu saya menjalani sidang ujian skripsi. Sebelum pergi ke lokasi, saya dan teman-teman mampir terlebih dahulu ke toko kue ternama di kota kami dan membeli beberapa kotak donat. Donat tersebut nantinya akan kami berikan kepada dosen penguji dan pembimbing saat ujian. Kami melakukan hal itu karena mahasiswa yang lain dan mahasiswa sebelum kami juga melakukannya. Selain itu, kami juga berharap agar sekotak donat yang kami berikan dapat meluluhkan hati para penguji agar tidak terlalu keras dalam menguji skripsi kami dan dapat bermurah hati untuk memberikan nilai yang baik. Harapan ini, meskipun tidak kami ungkapkan secara eksplisit, mencerminkan keyakinan bahwa pemberian kecil seperti itu dapat mempengaruhi penilaian dan perlakuan orang lain. Saya tidak menyadari jika hal tersebut adalah salah satu bentuk dari gratifikasi, bahkan hingga beberapa tahun kemudian.


Pengalaman serupa tapi tak sama, adalah kisah seorang kawan yang anaknya sudah mulai masuk sekolah. Dia datang kepada saya dan bercerita bahwa di sekolah anaknya ada seorang wali murid yang memberikan hadiah kepada salah satu guru dan mengajak wali murid lainnya untuk melakukan hal yang sama. Wali murid tersebut menjelaskan jika niatnya memberi hadiah dan mengajak wali murid yang lain itu berangkat dari keprihatinan terhadap gaji guru yang dianggap tidak memadai. Beberapa wali murid menyetujui, beberapa yang lain tidak. Meski berasal dari niat baik, hadiah tersebut adalah gratifikasi, sedangkan yang dilakukan oleh wali murid tersebut adalah salah satu bentuk rasionalisasi di dalam gratifikasi. Yakni, pembenaran tindakan yang salah melalui alasan yang tampak masuk akal. Hal itu tidak dibenarkan, karena dapat mempengaruhi sang guru dalam memperlakukan anak didiknya dan memberikan penilaian di masa depan, meski tidak dimaksudkan untuk seperti itu.


Pengalaman-pengalaman di atas memberi gambaran bagaimana gratifikasi dapat terjadi tanpa disadari baik oleh pemberi maupun penerima. Gratifikasi juga dapat terjadi begitu saja karena adanya rasionalisasi seperti sesuatu yang jamak dilakukan, rasa terima kasih karena telah dilayani, atau pemberian yang diklaim ikhlas diberikan sebagai bentuk hadiah. Pandangan-pandangan ini kemudian menjadi norma sosial yang lumrah serta dapat diterima oleh banyak kalangan tanpa banyak pertimbangan. 


Ketidaktahuan yang terjadi dan rasionalisasi dalam gratifikasi ini tidak hanya dialami oleh pemberi gratifikasi. Penerima gratifikasi juga menghadapi hal yang sama dalam mempengaruhi diterimanya gratifikasi. Hal ini tergambar dalam hasil survei partisipasi publik yang dilakukan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) pada tahun 2019 yang menyatakan fakta bahwa hanya 37 persen responden masyarakat yang memahami istilah gratifikasi, sedangkan 63 persen lainnya tidak. Data ini hanya menunjukkan tentang pemahaman terhadap istilah gratifikasi, belum sampai pada pemahaman mendalam mengenai konsep dan aturan dari gratifikasi itu sendiri. Ketidaktahuan terhadap istilah gratifikasi sering kali berlanjut pada ketidaksadaran tentang bagaimana gratifikasi dapat mempengaruhi integritas dan etika.


Meski tampak sepele gratifikasi adalah akar dari korupsi sebab dapat menimbulkan kebiasaan yang berujung pada tindakan korupsi yang lebih besar, selain itu gratifikasi juga dapat dianggap sebagai suap. Menurut Pasal 12B Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 gratifikasi berarti pemberian dalam arti luas, yakni meliputi pemberian uang, barang, rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya. Gratifikasi tersebut baik yang diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik. Menurut undang-undang tersebut, apabila dalam 30 hari penerima tidak melaporkan gratifikasi yang diterimanya kepada KPK, maka gratifikasi tersebut akan dianggap sebagai suap dan diancam dengan hukuman pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara paling lama 20 tahun dan pidana denda paling paling banyak Rp1.000.000.000,00.


Meskipun telah diamanatkan di dalam undang-undang, kewajiban melaporkan penerimaan gratifikasi bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) atau penyelenggara negara ini rupanya belum berjalan maksimal. Tercatat dalam data terbaru pada tahun 2022 terdapat 3.903 jumlah laporan gratifikasi dan 1.562 jumlah objek gratifikasi, pada tahun 2023 terdapat 3.703 jumlah laporan gratifikasi dan 1.420 jumlah objek gratifikasi, serta pada tahun 2024 hingga bulan Agustus terdapat 2.684 jumlah laporan gratifikasi dan 1.023 jumlah objek gratifikasi. Data menunjukkan rata-rata jumlah pelaporan dalam tiga tahun hanya sekitar 3.430 jumlah laporan gratifikasi yang diterima oleh KPK. 


Jumlah laporan itu tergolong kecil untuk data yang dihimpun dari seluruh Indonesia. Hal ini tidak disebabkan oleh sedikitnya kasus gratifikasi di Indonesia, melainkan sedikitnya ASN yang melaporkan. Saya duga, data laporan gratifikasi ini seperti fenomena gunung es, tampak kecil di permukaan tetapi sebenarnya amat besar yang tidak tampak berada jauh di dalam lautan. Apabila kita bandingkan jumlah laporan yang ada dengan jumlah ASN di seluruh Indonesia, kita dapatkan angka yang teramat kecil. Jumlah ASN yang tercatat pada data Badan Pusat Statistik adalah sebanyak 3,73 juta orang pada akhir 2023. Jika kita ambil data pelaporan gratifikasi pada tahun 2023, hanya ada 0,1 persen dari seluruh ASN di Indonesia yang melaporkan gratifikasi. Jika diasumsikan setengah dari ASN menerima gratifikasi, hanya ada 1 dari 500 ASN yang melaporkannya kepada KPK.


Ada banyak faktor penyebab seseorang memberi atau menerima gratifikasi, serta melaporkannya atau tidak. Namun, demi fokus pembahasan, saya ingin menyoroti dua faktor yakni ketidaktahuan dan rasionalisasi. Jika dilihat dari perspektif hukum, ketidaktahuan akan hukum bukanlah sebuah alasan untuk menjadi pembenaran, apapun bentuknya termasuk dalam kasus gratifikasi. Stupidia legis neminem excusat. Sementara, rasionalisasi  adalah faktor yang sering dijadikan sebuah dasar untuk seseorang dapat melakukan tindakan yang sebenarnya ia tahu salah. Donald R. Cressey, dalam Fraud Triangle Theory yang dikembangkannya pada tahun 1950-an, menjelaskan bahwa rasionalisasi adalah salah satu dari tiga faktor utama yang mendorong terjadinya kecurangan, termasuk korupsi.


Berlatih Keluar dari Ketidaktahuan


Berbagai cara telah dilakukan oleh pemerintah dan pemangku kepentingan untuk meningkatkan kesadaran mengenai gratifikasi, mulai dari mengadakan sosialisasi secara langsung, pendekatan digital seperti publikasi dan edukasi melalui media sosial, hingga penerapan kebijakan praktis seperti mewajibkan kantor-kantor pemerintah untuk memasang banner yang menyatakan penolakan dan tata cara pelaporan gratifikasi. Semua ini adalah bentuk dari pengajaran dan pendidikan, yang tentu memiliki dampak baik pada pemberantasan korupsi, salah satunya gratifikasi. Namun, saya berpendapat bahwa upaya-upaya tersebut akan lebih efektif jika dapat dilengkapi dengan sistem pelatihan yang terstruktur serta dilakukan sejak sedini mungkin.


Pada sebuah situasi, jika ada seorang anak yang membuang sampah pada tempatnya, itu bukan semata karena di sekitarnya ada poster “dilarang membuang sampah sembarangan”; hampir bisa dipastikan karena anak tersebut dilatih setiap hari oleh orang tuanya untuk mencari tempat sampah dan membuang sampahnya di sana. Boleh jadi, hal yang sama dapat berlaku pula untuk perilaku koruptif. Kita selama ini belum pernah dilatih maupun berlatih secara mandiri untuk tidak memberi atau menerima gratifikasi. Bila pemberian gratifikasi telah menjadi budaya yang terbentuk sekian lama di masyarakat, yang patut kita pertimbangkan untuk melawannya adalah dengan membentuk budaya baru, yaitu dengan melatih generasi muda kita agar terbiasa untuk tidak memberi atau menerima gratifikasi. Beberapa penelitian menganjurkan untuk menanamkan pendidikan antikorupsi sejak dini. Untuk urusan ini, kita bisa mencontoh Jepang dalam melatih generasi mudanya.


Untuk mengatasi ketidaktahuan yang dimiliki masyarakat dan ASN atau penyelenggara negara sebagaimana diungkapkan dalam survei KPK di atas, kita bisa memulainya dari tindakan kecil yang dimulai dari diri sendiri. Yang perlu dimiliki hanyalah kemauan dan keberanian: kemauan untuk mencari tahu dan keberanian untuk berlatih. Maukah kita belajar dan mengenali gratifikasi dari banyak literatur di sekitar kita, dan beranikah kita mulai melatih diri untuk menolak jika ada yang memberikan sesuatu atas pelayanan kita? Beranikah kita berhenti berpikir untuk memberikan sesuatu kepada orang lain atas pelayanan yang telah diberikannya? Kita mulai dengan diri sendiri untuk menolak gratifikasi, tanpa perlu menunggu orang lain melakukan atau memerintahkannya.


Menumbuhkan Kesadaran dalam Menghadapi Rasionalisasi Gratifikasi


Rasionalisasi dalam konteks gratifikasi sering kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini kerap terjadi ketika seseorang ingin membenarkan tindakan yang sebenarnya tidak etis atau melanggar aturan dengan cara yang tampak masuk akal. Rasionalisasi dapat membuat seseorang merasa nyaman dengan tindakan yang dilakukan secara sadar meski telah tahu secara intuitif bahwa itu tidak benar. Menurut Muhammad Indra Furqon, Widyaiswara Ahli Madya Komisi Pemberantasan Korupsi, pada sebuah opini yang tayang pada laman kompas.id, rasionalisasi inilah yang merupakan faktor terberat dari sisi penanggulangan dan pencegahannya dan bahkan berat pula dari sisi edukasinya kepada masyarakat khususnya ASN atau penyelenggara negara.


Beberapa contoh rasionalisasi yang terjadi adalah, misalnya, ada seorang pegawai negeri memberikan sejumlah uang yang disebutnya sebagai uang lelah kepada sesama pegawai negeri yang telah membantunya menyelesaikan pekerjaan pada hari Sabtu. Kedua belah pihak, pemberi maupun penerima, menganggap hal itu sebagai sebuah kewajaran, sebab mereka telah bekerja di luar hari kerja semestinya. Mereka menganggap bahwa hal ini benar, sebab uang tersebut bukanlah uang negara, melainkan uang pribadi dan tidak berkaitan dengan urusan pelayanan kepada masyarakat. Mereka menganggap bahwa hal ini tidak menyalahi aturan, sebab nominalnya kecil, katakanlah hanya ratusan ribu rupiah. Lebih jauh dari itu, pemberi bisa saja menganggap itu sebagai sedekah dan penerima menganggap itu sebagai rejeki.


Menolak rasionalisasi gratifikasi yang datang dari dalam diri sendiri membutuhkan keteguhan hati dan kesadaran moral yang kuat. Selain upaya-upaya dalam perspektif agamis seperti mendekatkan diri kepada Tuhan dengan menambah frekuensi ibadah dan meningkatkan ketakwaan, kita bisa memulainya dengan membiasakan diri untuk mempertanyakan motivasi kita sebelum mengambil keputusan untuk menerima atau menolak gratifikasi yang datang bersamaan dengan godaan pembenaran yang muncul. Hal ini melibatkan refleksi yang mendalam tentang keselarasan tindakan tersebut dengan nilai-nilai yang kita anut. Selain itu, kita juga bisa memulai dengan mencari perspektif dari luar, membuka diskusi-diskusi dengan kolega, atau mendengarkan podcast-podcast mengenai hal yang sedang kita hadapi, dalam hal ini pandangan tentang gratifikasi. Terkadang, dengan mencari perspektif orang lain, kita dapat melihat sisi lain dari keputusan yang kita ambil.


Sama halnya dengan godaan rasionalisasi yang datang dari lingkungan sekitar. Pada sebuah situasi, misalnya, seorang pelaku usaha memberikan sejumlah hadiah kepada seorang pengelola pengadaan di saat proses pemilihan penyedia atau tender sudah selesai dan pelaku usaha tersebut sudah ditetapkan sebagai pemenang. Beberapa orang akan menganggap itu adalah hal yang tidak menyalahi aturan, karena gratifikasi itu dilakukan setelah proses pengambilan keputusan selesai, pun tidak mempengaruhi hasil pemilihan. Jika seorang yang menerima gratifikasi tersebut mulanya menolak, ia akan terdorong untuk menerimanya, berdasarkan pembenaran dan dukungan dari lingkungan.


Dorongan rasionalisasi gratifikasi ini dapat terjadi dari dalam dan luar diri. Oleh karena itu perlu bagi seorang ASN atau penyelenggara negara memiliki standar pribadi yang tegas, sehingga, ketika dorongan tersebut hadir, dapat segera disadari dan ditangani dengan baik. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk melatih diri agar dapat menyadari adanya dorongan rasionalisasi dan dapat menolak gratifikasi adalah dengan menerapkan metode PROVE IT yang telah dijelaskan pada Buku Memahami Gratifikasi yang diterbitkan oleh KPK pada tahun 2021. Menurut saya, tidak ada salahnya ada satu atau dua orang saja yang mau mencari tahu dan sadar untuk mulai berlatih menolak di antara lingkungan yang mayoritas tidak.


Tahu dan Sadar Dahulu, Laporkan Kemudian


Gratifikasi kerap kali terjadi karena ketidaktahuan dan rasionalisasi yang dimiliki baik oleh pemberi maupun penerima. Pengalaman pribadi dan studi kasus menunjukkan bahwa masyarakat dan ASN atau penyelenggara negara banyak yang tidak memahami apa itu gratifikasi, aturan-aturan, dan konsekuensinya sebagaimana dikemukakan dalam survei yang dilakukan KPK pada tahun 2019 silam serta digambarkan pada data pelaporan gratifikasi yang rendah.


Dua faktor mendasar yang mempengaruhi rendahnya pelaporan gratifikasi adalah ketidaktahuan dan rasionalisasi. Jangankan melaporkannya, istilah gratifikasi saja banyak yang tidak tahu, apalagi ditambah dengan rasionalisasi yang sudah tertanam kuat di benak banyak orang tentang gratifikasi. Ketidaktahuan tentang gratifikasi perlu dihadapi dengan pendidikan, pengajaran, dan pelatihan yang berkelanjutan serta dilakukan sejak sedini mungkin. Pelatihan yang terfokus pada pembentukan kebiasaan baik dan penanaman nilai-nilai integritas sejak usia dini diharapkan akan memberikan bekal yang kuat bagi generasi mendatang untuk bisa menghadapi dan menolak gratifikasi dengan jauh lebih baik. Kemudian, menghadapi rasionalisasi gratifikasi adalah tantangan tersendiri yang memerlukan keteguhan hati. Selain melalui diskusi dan penegakan standar pribadi yang kuat, pekerjaan rumah dalam mengatasi rasionalisasi gratifikasi ini ialah penguatan kesadaran moral dan refleksi pribadi yang mendalam, sehingga kita bisa memperkuat ketahanan terhadap godaan untuk merasionalisasi gratifikasi dan menjaga integritas diri dalam menghadapi situasi yang rentan terhadap penyimpangan.


Meskipun perjalanan ini tampak tidak mudah, upaya-upaya kecil yang dilakukan dengan sungguh-sungguh dan berulang akan dapat memberikan dampak besar di masa mendatang. Seperti merajut seutas benang, tindakan-tindakan kecil yang konsisten akan membentuk jalinan yang kuat. Jalinan ini diharapkan dapat memperkuat integritas dan etika dalam praktik sehari-hari, sehingga pada gilirannya dapat meningkatkan frekuensi pelaporan gratifikasi yang pada akhirnya dapat mengurangi kasus korupsi di masa yang akan datang. Mari bersama-sama keluar dari ketidaktahuan, menumbuhkan kesadaran, dan mulai melaporkan gratifikasi.


NB: Ditulis di tahun 2024

Referensi:


FURQON, M. I. (n.d.). Pusat Edukasi Antikorupsi KPK. Retrieved August 14, 2024, from https://aclc.kpk.go.id/aksi-informasi/Persepsi/20240806-survei-kpk-hanya-13-persen-lapor-gratifikasi Pemerintah Indonesia. (n.d.). Undang-undang (UU) Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. (n.d.). JAGA.ID. Retrieved August 12, 2024, from https://jaga.id/ (n.d.). Badan Pusat Statistik Indonesia. Retrieved August 13, 2024, from https://www.bps.go.id/id/statistics-table/1/MTE3NyMx/jumlah-pegawai-negeri-sipil-menurut-masa-kerja-dan-jenis-kelamin--2004---2023.html KMS:: Faktor-Faktor Penyebab Tindakan Fraud: Fraud Triangle Model. (2023, December 31). Kemenkeu Learning Center. Retrieved August 14, 2024, from https://klc2.kemenkeu.go.id/kms/knowledge/faktor-faktor-penyebab-tindakan-fraud-fraud-triangle-model-9b6e4186/detail/ KOMISI PEMBERANTASAN KORUPSI REPUBLIK INDONESIA. (2021). MEMAHAMI GRATIFIKASI "Gratifikasi adalah Akar dari Korupsi". Komisi Pemberantasan Korupsi RI. https://www.kpk.go.id/images/Integrito/2021/Buku_Memahami_Gratifikasi_-_Edisi_Revisi_2021.pdf

 

Foto oleh Igor Omilaev di Unsplash

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) pada dasarnya memegang banyak sekali urusan: mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga pengendalian kontrak. Wajar jika kemudian PPK tidak mungkin punya cukup waktu dan energi untuk menyusun spesifikasi teknis (spektek) satu per satu untuk setiap paket yang diampu. Apalagi jika jumlah paketnya banyak, jenisnya beragam, dan masing-masing membutuhkan analisis teknis yang berbeda-beda. Karena itu, regulasi memberi ruang bagi PPK untuk menetapkan tim teknis. Kehadiran tim ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi benar-benar membantu PPK menjalankan fungsi teknisnya, termasuk di dalamnya penyusunan spektek, Kerangka Acuan Kerja (KAK), maupun dokumen pendukung lainnya. Dengan adanya tim teknis, penyusunan spektek/KAK bisa dilakukan lebih teliti, lebih cepat, dan lebih sesuai kebutuhan.

Namun, meskipun sudah dibantu oleh tim teknis, bukan berarti semua masalah langsung selesai. Tim teknis pun kerap menghadapi kendala dalam menyusun spektek/KAK. Mulai dari keterbatasan referensi, kurangnya pengalaman di jenis barang/jasa tertentu, hingga kesulitan merumuskan spek yang objektif. Belum lagi ketika waktu penyusunan sangat singkat, sementara kebutuhan pengguna harus benar-benar diterjemahkan secara teknis dan terukur. Meskipun seharusnya ini tidak terjadi, karena spektek/KAK semestinya telah ditetapkan pada tahap perencanaan pengadaan.

Dalam situasi demikian, tim teknis tentu butuh alat bantu yang bisa mempercepat proses tanpa mengurangi kualitas. Di sinilah AI Generatif mulai terasa manfaatnya. Bukan untuk menggantikan peran manusia, tetapi menjadi asisten teknis yang membantu mengurai kerumitan awal: mulai dari membuat draft spektek/KAK hingga memberi gambaran alternatif spesifikasi yang objektif dan sesuai kebutuhan. Dengan bantuan AI, tim teknis dapat bekerja lebih efisien, lebih konsisten, dan punya waktu lebih banyak untuk memastikan bahwa setiap spektek/KAK benar-benar menjawab kebutuhan, alih-alih sekadar menggugurkan kewajiban administrasi. Dalam unggahan kali ini, saya akan membatasi pembahasan hanya pada penyusunan spektek untuk pengadaan sederhana untuk Barang dan Jasa Lainnya. Barangkali, kali lain akan saya tambahkan untuk penyusunan KAK untuk Jasa Konsultansi.

Apa Itu AI Generatif?

Melansir dari cloud.google.com, AI generatif atau kecerdasan buatan generatif mengacu pada penggunaan AI untuk membuat konten baru, seperti teks, gambar, musik, audio, dan video. AI generatif didukung oleh model dasar (model AI besar) yang dapat melakukan beberapa tugas sekaligus dan melakukan tugas siap pakai, termasuk perangkuman, tanya jawab, klasifikasi, dan sebagainya. Selain itu, dengan sedikit pelatihan, model dasar dapat diadaptasikan untuk kasus penggunaan tertarget dengan data contoh yang sangat sedikit. Gemini, ChatGPT by OpenAI, dan Microsoft Copilot adalah contoh AI Generatif yang dapat kita manfaatkan. Kita berinteraksi dengan mereka melalui prompt, yaitu instruksi atau perintah yang kita berikan untuk menghasilkan keluaran tertentu.

Komponen Minimal dalam Penyusunan Spesifikasi Teknis

Gambar dari Modul 3 Pelatihan Kompetensi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Level 1

Pada modul perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, kita sudah mempelajari ada komponen minimal yang harus terdapat pada spesifikasi teknis yaitu spesifikasi mutu/kualitas, spesifikasi jumlah, spesifikasi waktu, dan spesifikasi layanan.

a. Spesifikasi mutu/kualitas dapat diterjemahkan ke dalam merk, standarisasi (standar berdasarkan peraturan terkait, SNI, dll),  sampel, komposisi, spesifikasi teknis (dimensi, kekuatan, bahan), spesifikasi fungsi dan kinerja.

b. Spesifikasi jumlah dengan mempertimbangkan penggunan barang/jasa di waktu yang lalu dan perkiraan kebutuhan di waktu yang akan datang. Dalam menentukan spesifikasi jumlah juga perlu diperhatikan satuan/unit dari barang/jasa yang dibutuhkan, misalnya unit, paket, rim, orang, dll.

c. Spesifikasi waktu diantaranya jadwal pelaksanaan pekerjaan/jadwal kedatangan barang, lokasi kedatangan. Dengan menentukan spesifikasi waktu dapat berpengaruh terhadap ketersediaan atau harga barang/jasa tersebut.

d. Spesifikasi layanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam pengadaan barang/jasa yang akan berdampak terhadap biaya atau penawaran dari penyedia. Contoh dari spesifikasi layanan yaitu garansi, pelatihan, layanan purna jual, ketersediaan layanan teknisi 24 jam.

Contoh Prompt AI untuk Penyusunan Spesifikasi Teknis

Salah satu keunggulan AI Generatif adalah kemampuannya menghasilkan draft spektek yang cukup lengkap hanya dari sebuah instruksi singkat. Namun, kualitas hasil yang diberikan sangat bergantung pada kualitas prompt yang kita berikan. Semakin jelas kebutuhan, batasan, dan konteks yang kita sampaikan, semakin tepat pula output yang dihasilkan.

Berikut contoh prompt yang dapat digunakan untuk pengadaan sederhana barang dan jasa lainnya. Namun perlu diingat bahwa tidak semua kebutuhan pengadaan sama dan prompt yang tidak tepat bisa membuat output AI tidak relevan atau terlalu generik.

Prompt Spektek Laptop

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan laptop kantor untuk kebutuhan administrasi, spreadsheet, rapat online, dan editing dokumen. Sertakan parameter teknis minimal, standar acuan, konektivitas, keamanan, garansi, dan layanan purna jual. Sertakan komponen minimal spektek yaitu: spesifikasi mutu/kualitas (prosesor, RAM, storage, layar, konektivitas, standar acuan), spesifikasi jumlah (misalnya kebutuhan 12 unit dengan satuan unit), spesifikasi waktu (jadwal pengiriman maksimal 30 hari setelah kontrak dan lokasi pengiriman), spesifikasi layanan (garansi, purna jual, dukungan teknis). Spektek harus objektif dan terukur.”

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt Spektek Printer (Inkjet / Tank)

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan printer inkjet warna sistem tinta isi ulang. Masukkan empat komponen minimal spektek: mutu/kualitas (resolusi, kecepatan cetak, kapasitas tray, kemampuan scan, konsumsi daya, standar acuan), Jumlah: (kebutuhan 3 unit), Waktu: (jadwal pengiriman 20 hari kalender sejak SPK, penyerahan di kantor instansi.) Layanan: garansi minimal 1 tahun, layanan purna jual, ketersediaan suku cadang. Spektek harus objektif dan terukur.”

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt Spektek AC Split 1 PK

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan AC split 1 PK untuk ruangan kantor. Sertakan komponen minimal spektek: Mutu/kualitas: kapasitas BTU/h, efisiensi energi, jenis refrigeran, tingkat kebisingan, material pipa, standar instalasi. Jumlah: (kebutuhan 5 unit). Waktu: pemasangan dan uji coba dilakukan maksimal (14 hari kerja) setelah pengiriman. Layanan: garansi kompresor & sparepart, layanan teknisi, dan jadwal perawatan dasar. Pastikan spektek objektif dan terukur.”

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt Spektek Kursi Kerja Ergonomis

“Buatkan spesifikasi teknis kursi kerja ergonomis untuk penggunaan 8 jam/hari. Sertakan empat komponen minimal spektek: Mutu/kualitas: material rangka, material dudukan, pengaturan sandaran, kapasitas beban, standar keselamatan. Jumlah: (kebutuhan 5 unit). Waktu: pengiriman paling lambat (14 hari kerja) setelah SPK. Layanan: garansi struktur rangka, layanan purna jual. Pastikan spektek objektif dan terukur.

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt Universal Spektek Barang (Semua Jenis Barang)

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan (nama barang). Sertakan empat komponen minimal dalam spektek: Spesifikasi mutu/kualitas (standar teknis, performa, material, fungsi). Spesifikasi jumlah (berapa banyak dan satuannya). Spesifikasi waktu (jadwal pengiriman/pelaksanaan dan lokasi). Spesifikasi layanan (garansi, purna jual, pelatihan, dukungan teknis). Spektek harus objektif dan terukur."

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt untuk Jasa Lainnya Penyusunan Dokumen Profil Dinas

“Buatkan spesifikasi teknis untuk Jasa Penyusunan Dokumen Profil Dinas (nama dinas). Sertakan empat komponen minimal spektek: Mutu/Kualitas: ruang lingkup pekerjaan, standar isi dokumen profil, metodologi pengumpulan data, struktur laporan, format output digital/cetak, serta kompetensi minimal tenaga penyusun. Jumlah: kebutuhan 1 paket pekerjaan. Waktu: durasi pekerjaan maksimal (sekian) hari kalender sejak kontrak ditandatangani, termasuk jadwal kick-off meeting, pengumpulan data, penyusunan draft, revisi, dan finalisasi. Layanan: kewajiban penyedia (presentasi, revisi maksimal (sekian) kali, penyerahan softcopy & hardcopy, garansi perbaikan redaksional). Spektek harus objektif dan terukur.

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

***

Pemanfaatan AI generatif dalam penyusunan spesifikasi teknis bukanlah upaya untuk menggantikan peran tim teknis atau PPK, melainkan untuk memperkuatnya. AI memberi kita kemampuan untuk memulai lebih cepat, merapikan lebih mudah, dan memastikan spektek tetap objektif serta sesuai aturan. Dengan bantuan AI, pekerjaan teknis yang sebelumnya memakan waktu bisa diselesaikan lebih efisien sehingga tim dapat fokus pada hal yang lebih penting: memastikan kebutuhan benar-benar terpenuhi dengan baik. Pada akhirnya, kualitas spektek yang baik akan sangat mempengaruhi kualitas pengadaan. Dan jika ada alat bantu yang dapat membuat prosesnya lebih cepat, lebih konsisten, dan tetap akuntabel, tentu tidak ada salahnya kita memanfaatkannya secara bijak dengan tetap mempertanyakan kebenaran dan kesesuaian hasil keluaran yang diberikan oleh AI.

Salam,

Sitra.

Foto oleh Vitaly Gariev di Unsplash


Di dalam Perpres 16/2018 jo. Perpres 12/2021 jo. Perpres 46/2025 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Pejabat Pengadaan memiliki peran masing-masing yang saling berkelindan. PPK, yang ditunjuk oleh PA/KPA, memegang wewenang dan bertanggung jawab dalam perencanaan pengadaan, termasuk menetapkan metode pengadaan. Sementara itu, dalam beberapa skenario, Pejabat Pengadaan adalah "eksekutor teknis" yang melaksanakan metode pengadaan yang telah ditetapkan oleh PPK, yakni pada Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan e-Purchasing dengan nilai tertentu. Peran dan batas kewenangan ini diatur tegas dalam perpres tersebut.

Namun, dalam praktik hari-hari kerap kita jumpai dinamika serupa begini: PPK ingin cepat selesai tapi Pejabat Pengadaan masih hati-hati karena khawatir ada aturan yang terlewat atau Pejabat Pengadaan meminta revisi dokumen tapi PPK, atas pertimbangannya, menyatakan bahwa itu sudah benar dan tidak perlu perbaikan. Terkadang, juga ada situasi-situasi lain di luar urusan keteknisan.

Situasi seperti ini memang tak terhindarkan. Tapi sebetulnya, di sinilah pola komunikasi dan integritas diuji. Jika PPK dan Pejabat Pengadaan bisa duduk bersama, membuka pasal demi pasal dalam perpres, dan aturan turunan lainnya seperti peraturan LKPP, membahas risiko bersama, maka pengadaan bisa berjalan lancar tanpa harus mengorbankan kepatuhan hukum. Saya rasa, masalah muncul bukan karena perbedaan pandangan, tapi karena kurangnya ruang untuk saling mendengar.

Di awal saya singgung menyoal penetapan metode pengadaan. Ada satu hal yang menggelitik saya, utamanya di waktu belakangan ini. Bagaimana jika PPK menetapkan metode yang tidak sesuai aturan, misalnya memilih Pengadaan Langsung padahal ada kewajiban e-Purchasing menurut perpres terbaru? Sebagai Pejabat Pengadaan, apa yang harus kita lakukan?

Menurut hemat saya, dalam situasi itu, Pejabat Pengadaan tidak diharuskan melanjutkan proses itu. Kita wajib memberi masukan, atau bahkan menolak secara tertulis bila instruksi tersebut nyata-nyata melanggar aturan yang ada. Tapi cara menyampaikannya juga penting. Bukan dengan nada konfrontatif, melainkan dengan pendekatan profesional. Karena saya yakin, pada dasarnya, semua pihak ingin taat hukum, hanya terkkadang persepsinya berbeda.

Kolaborasi Adalah Bentuk Integritas

Integritas dalam pengadaan bukan hanya soal menolak suap, menolak gratifikasi, menghindari konflik kepentingan, atau menjaga dokumen rahasia. Integritas juga berarti mau bekerja sama secara terbuka, menghargai peran orang lain, dan tidak saling melempar tanggung jawab.

PPK seyogyanya percaya pada profesionalisme Pejabat Pengadaan, sementara Pejabat Pengadaan juga perlu memahami tekanan dan tanggung jawab besar yang diemban PPK. Meski secara struktural dan pengalaman, biasanya, Pejabat Pengadaan tidak lebih "kuat" dibandingkan PPK. Khususnya di pemerintahan daerah. Namun, saya percaya bahwa keduanya perlu saling melindungi, bukan dengan menutupi kesalahan, tapi dengan saling mengingatkan sebelum kesalahan itu terjadi.

Sebagai contoh, saya pernah mendengar satu kasus di mana proses pemilihan penyedia sempat tertunda karena PPK dan Pejabat Pengadaan berbeda pandangan soal metode pengadaan. Nilai paketnya memang di bawah Rp200 juta, tapi barang yang dibutuhkan sudah masuk di dalam e-Catalog. PPK merasa bahwa pengadaan langsung lebih cepat karena "penyedia lokal" sudah siap, sementara Pejabat Pengadaan berpendapat bahwa Perpres 46 Tahun 2025 sudah mewajibkan e-Purchasing untuk kategori tersebut. Alhasil, proses berhenti beberapa hari. Namun, setelah keduanya duduk bersama, mencermati pasal 50 Perpres 46/2025 dan berdiskusi dengan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ), disepakati kemudian bahwa pengadaan tersebut harus dilaksanakan melalui metode e-Purchasing. 

Dari kejadian itu saya belajar satu hal: kolaborasi bukan berarti selalu sepakat, tapi kemauan untuk mencari kesepakatan yang benar.

Karena saya gemar mendaki gunung, saya kerap membayangkan hubungan antara PPK dan Pejabat Pengadaan serupa dua orang yang sedang mendaki gunung. PPK sebagai leader yang menentukan jalur pendakian menentukan jalur, membaca kondisi medan dari depan, dan mengambil keputusan kapan harus naik, berhenti, atau mengubah arah. Sedang, Pejabat Pengadaan sebagai navigator memegang peta dan kompas, memastikan setiap langkah tetap berada pada jalur yang aman dan sesuai rute resmi—yakni aturan dalam Perpres dan ketentuan LKPP. Seorang leader mungkin saja memiliki intuisi kuat dan pengalaman panjang, tetapi tanpa navigator yang tekun membaca peta, pendakian terbaik pun dapat tersesat atau terhenti oleh batu sandungan yang tak terduga. Begitu pula dalam pengadaan. PPK mungkin harus berjuang dengan tekanan waktu, target serapan anggaran, atau beban politik yang tidak ringan. Di sisi lain, Pejabat Pengadaan berada di garis depan implementasi aturan, berhadapan langsung dengan risiko kesalahan administrasi dan potensi temuan audit.

Berbicara tentang temuan audit, saya rasa ada satu “anggota tim” lain dalam pendakian ini yang memiliki peran tidak kalah penting, yakni sweeper. Dalam dunia pendakian, sweeper adalah orang yang berjalan paling belakang, memastikan tidak ada anggota tim yang tertinggal dan menilai apakah langkah-langkah yang diambil sudah sesuai rencana. Dalam konteks pengadaan, sweeper ini tak lain adalah auditor internal atau APIP. APIP bukan sekadar pemeriksa yang datang setelah proses selesai dan kemudian menyoroti kesalahan. Ia sesungguhnya adalah penjaga ritme dari belakang: memastikan PPK dan Pejabat Pengadaan tidak keluar jalur, memberikan pengingat bila ada potensi risiko, dan membantu mengoreksi langkah sebelum betul-betul terjadi insiden yang tidak diinginkan.

Pada akhirnya, keberhasilan pengadaan tidak hanya bergantung pada aturan, tetapi pada kemampuan PPK, Pejabat Pengadaan, dan APIP untuk bekerja selaras sesuai perannya masing-masing. Ketika komunikasi terjaga, masukan diterima dengan lapang, dan setiap pihak tetap berpegang pada regulasi, maka pengadaan akan berjalan sebagaimana prinsip-prinsip pengadaan yang diatur dalam perpres. Kolaborasi sederhana itulah yang menjadi kunci.

Salam,
Sitra
Langganan: Komentar ( Atom )

LATEST POSTS

  • Kiat-Kiat Belajar untuk Ujian Sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Level-1
      Bulan lalu saya mengikuti ujian sertifikasi kompetensi PBJP Level-1 dan lulus dengan nilai yang memuaskan, meski tentu saja banyak yang me...
  • Mengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara Swakelola
    Selain melalui Penyedia, pengadaan barang/jasa pemerintah juga dapat dilakukan secara Swakelola. Definisi swakelola menurut Perpres No. 20 T...

Categories

  • Belajar PBJ
  • Cerita yang Singgah

Blog Archive

  • ▼  2026 (1)
    • ▼  Februari (1)
      • Gratifikasi dan Rasionalisasi yang Kita Pelihara
  • ►  2025 (3)
    • ►  November (2)
    • ►  April (1)
  • ►  2022 (12)
    • ►  Desember (5)
    • ►  November (3)
    • ►  Juli (1)
    • ►  Mei (1)
    • ►  April (2)
Diberdayakan oleh Blogger.
Copyright 2014 sitra.my.id.
Designed by OddThemes